バックオフィスの仕事のやり方
いまだにFAXを紙で受信している企業があったなら、即「複合機」を変えてください。FAXはとても便利な機能ですが、今はFAXの紙を社内サーバ等にpdfに落とし込む機能がどこの複合機もついています。まずそれを実行してください。それだけで、「紙」から「データ」に仕事のやり方が少し変化します。
お客様等からくる紙資料をすべてスキャンしてサーバ等に格納
これを実施してください。紙資料を片っ端から複合機でスキャンして、pdf化し、紙資料を廃棄してください。弊社は昔紙資料の保管でキャビネット４つくらいあったのが、今は２つになっています。請求書や契約書など紙だらけでしたが、その手の資料はすべて共有サーバにあります。キャビネットは決算資料等ごく限られた紙資料のみとなりました。
ツールをクラウドツールにどんどん鞍替え
弊社の場合、会計ソフトを弥生会計からMFクラウド会計に５年前に移管しました。これで通帳のコピーがなくなり、自動仕訳ができるようになりました。また、電子帳簿保存法に対応してMFクラウドBOXに電子で請求書や領収書を保管しているので法的にも解決です。また昨年、kintoneを入れてexcel管理から完全移行しました。
御社のペースで実施
御社のペースに合わせて段階的にツールをクラウド化させていくのが良いと思います。それに合わせて仕事のやり方を効率化・省力化していくのです。それが人材育成に連結していきます。このトップダウンは人任せではなく経営者が率先して旗振りする必要があります。
2023-01-23
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