中小企業のDX化のポイント
中小企業のDX化は何点かポイントがあります。それをクリアしない限り一歩も前に進まないのが現実です。キーワードは「DX化の真の目的を知る」「スローガン掲揚」「経営者の意識」「担当者の意識」などですかね。以下の５つのポイントを記載し、解説していきます。中小企業経営者のDX化へのバイブルとなると確信します。現状フローの分析とツールの選定を行えれば御社のバックオフィスのDX化はほぼ８０％成功したものと言えるはずです。頑張って以下の手順にて進めてください。
①経営者の意識を変える
②担当者の仕事のやり方を変える
③紙を使わない業務フローに変革
④まずは経理DX化からスタートさせる
⑤仕事の仕組みを変えて高利益集団に変革する
１．経営者の意識を変える
経営者の意識をDX化にもっていくためには、「生産性」や「利益」に対する高い執着心が必要となります。それと気づきです。弊社は給与計算代行の請負している企業ですが、ヒヤリングをしていくと「振込は担当者が手で金額登録している」「住民税は銀行の窓口に行って納めている」給与明細書はプリンタで印刷して、３つ折りして封筒に従業員数分入れて手渡ししている」など、我々からすればすべて「昭和・平成時代の名残」でしかないことをやっている企業がまだまだたくさんあります。こんな状態ではDX化は程遠いです。
この経営者の意識を変えることからスタートです。「これでは時代に取り残される！」という危機感を持つことからスタートです。今はまだ何とか利益を出し経営が出来ていますが、５年後、１０年後、競合他社に生産性や利益で大きく差をつけられて、業務フローが柔軟ではないために怒る事務の停滞がいたるところに発生するようになり、経営者の意思決定スピードがさらに低下していくことが予測されます。
経営者はDX化コンサルを名乗る我々の業者に無料のリモート会議やセミナーに参加し、自社の現状の遅れている点をまず知ること、それに、令和６年に自社をどこまで進化させることができるかを知ること、それにより経営者に事業戦略の最優先化だとして「バックオフィスのDX化を推進するぞと意思決定すること」が大事です。
２．担当者の仕事のやり方を変える
担当者は基本、自分の仕事のやり方を変えたくないと思っています。今の「慣れたやり方」をずっと未来永劫やっている方が楽だし、それで給料もらえるなら、難しい新しい仕事のやり方なんて考えないし、仕事のやり方を変えようとしません。これは従業員の立場からすると至極当たり前の話なのです。
そこでどうするか？
そうなんです。経営者の意識が変わっところなので、経営者戦略（事業戦略）の一環として、トップダウンで社内に「DX化の意識」を浸透させるのです。ここで良く間違うケースは、経営者が掛け声だけで、後は担当者に丸投げしてしまうケース。これで失敗した中小企業を何社か見てきました。さきほど申し上げた通り、担当者は基本「現状維持」が理想なので、丸投げされたとたんにDX化や業務フロー改革、生産性向上なんて意識から飛ぶわけです。絶対に「経営者」がDX化プロジェクトのリーダーとなって先導するようにしてください。
３．紙を使わない業務フローに変革
会社が組織的にDX化を推進するためには、スローガン的なものが必要です。そうしないと経営者も担当者も「何をしてよいのかわからない」わけです。外部のDX化コンサルの支援を受けた場合はその指導に依存してやっていけばよいですが、それがない場合、暗中模索状態になる、やること、やる順番がわからず、途中で辞めてしまう理由になってしまいます。
スローガンはこれで良いと思います。
「紙を会社から全廃」です。
これってとても分かりやすくないですか。弊社はこのスローガンで社内業務をすべて見直しました。当然、助成金の申請代行など役所が紙を求める業務などは紙の仕事は残っていますが、それ以外はすべてクラウドツールにpdf等で保管するようになり、弊社の場合、全従業員がフル在宅を実現しています。出社しなくてよい仕組み構築したことで、優秀なスキルのある子育て中に主婦を確保しやすくなりました。出社することは悪い事ではないですが、主婦にとっては通勤は「悪」でしかないです。
スローガンが決まれば、次にやることは現状の業務フローの洗い出しです。インプットとアウトプットをフロー図で整理していきます。そうすると、紙をどれほど使っているかが明白となります。その現状フローを細かく整理していくことで、課題や問題点がいっぱい出てきます。「紙を見ながら異なるシステムに二度登録している」「登録したシステムから印刷して、その情報を経理に入れている」などです。はっきり言って中小企業に事務って、無駄のオンパレードなのです。その仕切りを経営者ができればよいのですが、経営者って「売上至上主義」の人が多いので、バックオフィス（特に経理や人事）はノウハウがなく、敬遠しがちになります。だから、人任せにしてしまうのです。
現状の業務フローが完成したら、有識者（外部コンサルを入れて）経営者、幹部、リーダーにて議論してください。「今時点の最新のクラウドツールのどれに置き換えられるか」を真剣にリサーチするのです。廉価で良い仕組みにクラウドツールがたくさん出てきていますので、御社の業務に適合する仕組みを提供しているツールを真剣に選定してください。
ツールが決まればあとは導入して、データ移行等を行い、紙を使わない仕事の仕組みに１８０度変えればOKです。
４．まずは経理DX化からスタートさせる
バックオフィスのDX化で最も大事なことは、紙の温床となっている「経理業務」に最初にメスを入れることです。経営者がこれができれば、バックオフィスのDX化は意外に道近しという感じです。
その理由は「経理DX化」には大きく２つの壁があります。
その１、税理士の壁です。税理士は自分の使い勝手の良い経理ソフトを中小企業に言い方悪いですが押し付けてきます。そのツールをクラウド会計（MFクラウド会計やFreee）に変えるとなると、結構抵抗されます。税理士さんはも社労士と同じで高齢化が進み、クラウドツールに慣れていない（不慣れと言った方が良いです）ために、PCにインスト―ルする形式に会計ソフトにこだわります。クラウド会計にすると、毎月の顧問料が喪失してしまうリスクがあるからです。経営者が自社のDX化のビジョンを税理士に熱く語り、すんなり受け入れてくれればそれは最初のステップとしては合格と言えます。この壁が結構高いです。
その２、担当者が仕事のやり方を変えようとしないことです。これは経営者のトップダウンで進める必要があります。領収書＝紙でもファイリング。という固定観念がいまだに強く残ったりしています。2024年１月から電子帳簿保存法が始まりました。これはどういう意味かと言うと、「すべての経理書類はpdf等で電子化して、紙の領収書などは捨てて良いですよ」という意味です。この手の話を経理担当者は税理士から詳しく聞かされていないために、いまだに領収書や支払う請求書（買掛金や経費）を紙でファイリングして保存しています。こんな事務が2024年１月以降でも当たり前に行われているわけです。電子帳簿保存法の事に対して指導しない顧問税理士は担当を変えるか、税理士を変えた方が良いです。今風の税理士は「決算だけする」では物足りないです。バックオフィスの仕事の流れの提案などしてくれる税理士を探しましょう。
経営者としては、「紙を社内業務から全廃」を宣言し、顧問税理士にMFクラウド会計等のクラウド会計に移行することを説得し、担当者には電子帳簿保存法を１００％理解し、その法律の趣旨に合うように経理業務をDX化していく指導を行ってください。これができれば次にSTEPに進めます。
５．仕事の仕組みを変えて高利益集団に変革する
DX化の目的は「会社の利益を厚くすること」にほかなりません。MFクラウド会計等のクラウド会計を導入することで、会計売上や利益を経営者が順次に見ることができます。毎月税理士さんが紙資料で月次資産表をもってきて色々説明してくれたと思いますが、その手の資料が瞬時に、いつでもどこでも、経営者が切ることができるわけです。
極力すると、「毎月の顧問料が不要」となります。これもバックオフィスDX化の効果だと思います。実際、弊社が７年前に弥〇会計からMFクラウド会計に移行した際、仕訳は社内で行っていましたので、毎月の顧問契約を解消し、決算のみお願いしています。
DX化の目的は「仕事のやり方を１８０度変革すること」にあります。その結果、生産性がすこぶる向上し、会社に利益が残るようになります。何でもかんでもクラウド化し￥すれば良いというものではないです。要所は紙資料でチェックなどが必要な場合があります。
追及すべきことは、トータルな視点です。例えば、弊社の場合で言うと、フルリモートで仕事ができる環境を構築したおかげで、本社面積を１／２に減らすことができました。本社はフリーアドレス制となっています。財務諸表上の地代家賃が半分になりました。これだけでも利益が押し上げられることは皆さんお分かりだと思います。
また、フル在宅なので、出社する交通費が削減できます。これも会社コストが低減し、李亜紀UPに貢献しています。それに最大の効果は稼働時間（在宅主婦が働く時間）が多い日で２時間伸びたことです。出社しなくてよい分、その通勤時間に要していた時間を実査しに勤務に充当してくれるようになったのです。これは人の採用を抑える効果があります。
バックオフィスの仕事は営業マンや店舗の従業員との双方向なコミュニケーションが必要な立場なので、「在宅は無理」と考える経営者も多いですが、創意工夫で何とでもできると私は思っています。財務諸表のすべての勘定科目を低減させることができるのが、バックオフィスのDX化の狙いであり、目的です。
中小企業こそDX化がどんどんできます。伸びしろしかないというのが私の持論です。諦めずに改革をすれば、高収益企業になっていき、競合他社に打ち勝つ強い組織を構築していくとが可能と思います。
2024-03-07
東京中央DX化センター